1. Зафиксируйте точку перехода
Выберите дату, после которой новые операции ведёт принимающая команда. Отдельно определите, кто закрывает предыдущий месяц или квартал. Это исключает ситуацию, когда одна операция пропущена или отражена дважды.
- дата передачи ответственности
- последний закрытый период
- ближайшие сроки отчётности и платежей
- ответственные со стороны бизнеса и подрядчика
2. Проведите диагностику до подписания регламента
Оборотно-сальдовой ведомости недостаточно. Нужны сверки с ФНС и СФР, состояние единого налогового счёта, остатки по ключевым счетам, список требований, кадровые события и незавершённые договоры.
По итогам диагностики должен появиться перечень рисков: что исправляется до перехода, что входит в отдельный проект восстановления, а что принимается в текущую работу.
3. Соберите пакет передачи
Состав пакета зависит от бизнеса, но лучше использовать единый реестр. Передавать доступы следует отдельно от паролей и только после проверки полномочий.
- база учёта и резервная копия
- учётная политика и рабочий план счетов
- договоры, первичные документы и кадровые материалы
- доступы к банку, ЭДО, отчётности и личным кабинетам
- сверки, требования и переписка с контролирующими органами
4. Согласуйте правила работы
В договоре и регламенте зафиксируйте состав услуг, сроки передачи документов, формат согласования платежей, каналы связи и границы ответственности. Стоимость должна быть связана с измеримыми параметрами: режимом, количеством операций, сотрудниками и дополнительными участками.
5. Закройте первый месяц с усиленным контролем
Первое закрытие — проверка всей схемы. Сопоставьте банк, реализацию, закупки, зарплату, налоги и остатки. После него скорректируйте регламент: какие документы приходят поздно, где дублируется ввод и какие контрольные отчёты нужны руководителю.